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jeudi 11 février 2016 - 11:30

Reprise de dossiers

La commission déontologie du Conseil supérieur met à votre disposition une procédure en cas de reprise de dossiers, contenant des exemples de courriers.

L’article 163 du décret du 30 mars 2012 dispose :

« Les personnes mentionnées à l’article 141 appelées par un client ou adhérent à remplacer un confrère ne peuvent accepter leur mission qu’après en avoir informé ce dernier.

Elles s’assurent que l’offre n’est pas motivée par la volonté du client ou adhérent d’éluder l’application des lois et règlements ainsi que l’observation par les personnes mentionnées à l’article 141 de leurs devoirs professionnels.

Lorsque les honoraires dus à leur prédécesseur résultent d’une convention conforme aux règles professionnelles, elles doivent s’efforcer d’obtenir la justification du paiement desdits honoraires avant de commencer leur mission.

A défaut, elles doivent en référer au président du conseil régional de l’ordre et faire toutes réserves nécessaires auprès du client ou adhérent avant d’entrer en fonctions.

Lorsque ces honoraires sont contestés par le client ou adhérent, l’une des personnes mentionnées à l’article 141 appelées à remplacer un confrère suggère par écrit à son client ou adhérent de recourir à la procédure de conciliation ou d’arbitrage de l’ordre prévue aux articles 159 et 160.

Le prédécesseur favorise, avec l’accord du client ou adhérent, la transmission du dossier ».

Succéder à un confrère sur un dossier: les règles applicables

La reprise d’un dossier doit d’abord toujours se faire dans le cadre du contrat conclu entre l’expert-comptable prédécesseur et son ancien client. Ensuite, elle doit préserver la liberté de chaque entreprise de choisir son prestataire. Enfin, elle doit respecter la confraternité entre confrères. 

L’exercice est délicat, mais le bon sens et la raison doivent l’emporter au nom de l’image de la profession et de son intérêt collectif.

Un préalable, la lettre de reprise du dossier

Le professionnel repreneur doit impérativement adresser au prédécesseur une lettre déontologique de reprise (télécharger le modèle type), de préférence en LRAR ou par mail. Pour éviter toute difficulté, il est recommandé d’indiquer la date souhaitée d’entrée en fonction ainsi que celle de prise en charge des travaux.

L’absence de réponse du prédécesseur dans le délai indiqué dans le courrier, dès lors que celui-ci est raisonnable (au moins 15 jours et un peu plus en période de fermeture estivale par exemple…), peut être considérée comme équivalent à une absence de contestation. Dans ce cas, le professionnel entre en fonction à la date prévue.

En cas de réponse du prédécesseur mentionnant une difficulté, le repreneur apprécie sous sa responsabilité les circonstances et la possibilité de prendre la mission. 

Pourquoi cette formalité ?

Le successeur doit s’assurer que le départ du client du confrère n’est pas motivé par la volonté d’éluder l’impôt ou plus généralement les lois et règlements.

Bonne pratique : passer un coup de fil au confrère prédécesseur est un geste de courtoisie qu’il appréciera surement et qu’il vous rendra certainement si un jour prochain c’est la situation inverse qui se présente !

En synthèse, vous pouvez commencer vos travaux après :

  • vous être assuré de respecter le contrat liant le prédécesseur avec son client;
  • avoir obtenu une réponse du prédécesseur ne faisant pas état de difficulté;
  • avoir respecté un délai raisonnable en l’absence de réponse du prédécesseur.

Des honoraires restent dus

Le successeur doit alors s’efforcer d’obtenir la justification du paiement desdits honoraires avant de commencer sa mission. C’est une obligation de moyen dont il doit être en mesure de justifier la réalisation auprès du client. 

Par exemple, il pourra écrire à son client : « Notre confrère prédécesseur sur votre dossier me signale que des honoraires lui resteraient dus pour un montant de xxx €. Afin de faciliter notre entrée en fonction, je vous invite instamment à régler cette somme ou à solliciter par écrit la conciliation du Conseil régional de l’Ordre des Experts-Comptables si vous en contestez la nature même ou le montant. Dans ce dernier cas, j’aurai simultanément le devoir d'informer le Président du Conseil régional de l’Ordre de mon entrée en fonction ».

De son côté, le prédécesseur peut invoquer une exception d’inexécution, refusant de délivrer sa prestation contractuelle tant qu’il n’est pas payé (rétention de documents en s'assurant au préalable que la créance est bien certaine, liquide et exigible, les documents retenus constituent le travail réalisé par le professionnel, en lien entre les documents retenus et la mission réalisée par le professionnel.) Cependant, il convient d’être très prudent car cela suppose que la délivrance des prestations soit contractuellement simultanée ce qui, bien souvent, n’est pas le cas (par ex : paiement d’acomptes).

En synthèse sur ce point, le prédécesseur ne peut pas interdire au successeur d’entrer en fonction car celui-ci risquerait de se trouver en situation de refus de prestation de services. En revanche, il doit inciter son client à agir en réglant ce qui est dû ou en saisissant l’Ordre d’une demande de conciliation. Par ailleurs, le prédécesseur peut exercer un droit de rétention si sa créance est certaine, liquide et exigible et si les documents et pièces sont directement liés aux travaux dont le paiement est réclamé. A défaut, la responsabilité civile ou pénale de l’expert-comptable est susceptible d’être engagée.

La transmission du dossier

Le prédécesseur a l’obligation de favoriser, avec l’accord du client, la transmission du dossier.

En vertu du contrat accessoire de dépôt qui le lie à son client, l'expert-comptable doit restituer en totalité, après exécution de sa prestation, les documents qui lui ont été confiés et ceux qu'il a établi. A défaut, l'expert-comptable pourrait voir sa responsabilité engagée. Cette restitution concerne l'ensemble des documents, aussi bien papiers qu'informatiques et quelle que soit leur nature. Donc, si la comptabilité est tenue de façon informatisée, il doit restituer au client les fichiers informatisés. 

Bonne pratique : pour se protéger, il est conseillé de faire un inventaire écrit et précis des pièces remises au client.

La seule hypothèse dans laquelle l'expert-comptable peut refuser de restituer les documents est l'absence de règlement des honoraires. L'expert-comptable met alors en œuvre le droit de rétention, sous certaines conditions très précises, et garde les documents jusqu'au complet paiement de ce qui lui est dû.